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Como uma das boas práticas para a disciplina de Decision Strategy, o I2BoK sugere o uso intensivo do [I2CanvasSet] para a definição de informações a serem captadas, tratadas e entregues de forma assertiva e inteligente. O uso dos [I2CanvasSet] é a porta de entrada para projetos de I2, levantando reflexões importantes sobre o uso da informação. Cada área dos Canvas é um "agente provocador" para garantir que as questões necessárias para a iniciação de um projeto dessa natureza sejam contempladas.

É simples usar o [I2CanvasSet]. Imprima numa folha ou o copie num quadro branco, o que for melhor para você. Use Post-its para preencher cada área dos Canvas com unidades de informação. No fim do exercício, cada campo deve ter ao menos um Post-it, caso contrário, pode ser a hora de chamar outros participantes para enriquecer o diálogo. Bons Canvas são preenchidos em conjunto pelos responsáveis das áreas interessadas.

Question Canvas

A primeira etapa do uso do [I2CanvasSet] é completar um Canvas sobre as Questões a serem respondidas. Este Canvas pode ser preenchido por representantes de qualquer nível/instância da empresa e tem como propósito fazer uma primeira foto das futuras iniciativas de I2 a partir de seu ponto inicial: os objetivos estratégicos da empresa.

No Question Canvas, a primeira coisa a ser considerada é para Instância da empresa o exercício está sendo feito. Por instância queremos dizer o nível ou área que está sob análise. Essa dimensão é importante para determinar os limites a serem trabalhados. Se você está trabalhando numa instância departamental, evite incluir no Canvas questões que dizem respeito a outros departamentos e até mesmo objetivos mais abrangentes, tente focar no que é importante para a área que você está trabalhando. Exemplos de instâncias podem ser "organizacional", caso seja para o nível mais alto da empresa, departamentos, áreas, regionais ou mesmo processos que está sendo trabalhados. Quanto menor a instância, mais foco é necessário para determinar suas questões e objetivos sem ignorar o impacto que certas ações podem ter no restante da empresa.

Logo a seguir, deve se definir uma Questão de Origem ou Questão Aparente. Uma Questão de Origem é a simplificação de um objetivo estratégico a ser suportado por iniciativas de I2. Usualmente, esses objetivos estão presentes no planejamento da empresa. Tais questões derivam de objetivos direcionados para as diferentes áreas da empresa e cruzam sua hierarquia. Ao preencher o Canvas, reúna esses objetivos e os transforme em questões diretas. Um exemplo simples: se temos para o ano o objetivo de "aumentar a receita do produto X em Y%", a pergunta que você deverá fazer diariamente é "A receita do produto X cresceu Y%?". Anote esta pergunta e crie Canvas exclusivo para seu tratamento.




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O propósito desse Canvas é transformar cada uma das Questões Origem em uma ou mais Questões Verdadeiras. Para dar conta desse processo, o Canvas contém três caixas principais onde você deve dissecar a Questões de Origem. Este exercício é importante pois normalmente as questões de origem disfarçam uma série de problemas relevantes, sendo apenas a ponta do ice berg para o que, de fato, tem poder de orientar as decisões de negócio.

As áreas do Canvas são:

Premissas:

Durante a reflexão acerca de uma questão de origem, é necessário que os participantes do trabalho alinhem entre si as premissas do trabalho. Mesmo que você esteja trabalhando sozinho, colocar na ponta do lápis determinadas certezas vai ajudar a delimitar melhor o que está por vir. As premissas registram as "verdades assumidas" da questão e outros pontos que pertinentes por significar algum tipo de limitação. Imagine que, por exemplo, é necessário analisar a entrada e saída de cargas de um depósito e formar um indicador sobre os desvios de agendamento. Entretanto, o sistema que é usado para isso entrou em operação há menos de um ano e os registros anteriores não são confiáveis, embora devam ser usados. Neste caso, registrar como premissa que devem ser usados os dados dos últimos 3 anos (não importa a sua origem) é importante para alinhar o entendimento do que tem valor ou não para o negócio.

Técnicas:

• Entrevistas estruturadas: para determinar as premissas, uma das melhores formas de descobri-las é perguntando de forma objetiva. Com uma entrevista estruturada, é possível dissecar com seu interlocutor ou numa reflexão solitária quais as definições "pétreas" para analisar a questão. Nesse sentido, a entrevista deve se concentrar em cada um dos conceitos apresentados na questão. Ideal para estruturar essa entrevista é, de antemão, listar os termos que se apresentam no tópico. Deste ponto, prepare-se para um exercício que podemos chamar de "5 Whats", uma versão um pouco diferente dos "5 Whys". Repare que, mesmo sento esta técnica chamada de entrevista, você pode estruturar essa questão para você mesmo responder. Para isso, o estado mental necessário exige que você não considere nada óbvio. Você vai perceber que quando refletimos sobre a Verdade, a primeira coisa que temos são dúvidas.
• 5 Whats: esta técnica nada mais é do que criticar um enunciado a partir do que o compõe. Se a questão a ser tratada é "A receita do produto A é maior do que a do produto B", então é necessário destrinchar o que é "receita", o que caracteriza o "produto A", o que é ser "maior" e o que caracteriza o "produto B". Se o "produto A" é característico por "resultado do processo X" (e isso já é uma premissa!) um novo "what" é necessário para entender o que se entende como "resultado" pelo menos, caso "processo X" não suscite mais dúvidas.
• Leitura de documentos oficiais: muitas vezes, o material necessário para a definição de premissas já foi anteriormente registrado e está disponível no formato de memorandos, mapeamento de processos ou definições de entidades de negócio para desenvolvimento de negócios ou software. Ter esse conhecimento a mão e entender dentre quais informações quais persistem ou necessitam de uma nova conceituação já constitui uma importante parte do trabalho.

Exemplos:

• Para a questão "O resultado da empresa supera seu investimento em tecnologia?", alinhou-se a premissa: "Levar em conta os investimentos feitos desde a entrada do SAP há dois anos".
• Para a questão "Meus processos estão devidamente mapeados e sob melhoria contínua?", alinhou-se a premissa: "Tenho que cumprir minha meta sem impacto em outras áreas da empresa".
• Para a questão "Minhas vendas estão crescendo?", alinhou-se a premissa: "Apenas as informações dos últimos dois anos são relevantes".

Objetivos:

Um projeto qualquer nunca é um fim em si mesmo. Não se deixe enganar por motivações óbvias também, uma questão dê conta, por exemplo, de "manter o headcount" não tem somente como objetivo a manutenção dos custos de mão de obra. Ele pode conter, por exemplo, o desejo do gestor de mostrar a capacidade de entrega de sua equipe para pleitear novos investimentos em pessoal para o próximo ano. Ou seja, não somente os objetivos da empresa estão em conta, mas os objetivos que o gestor tem em acompanhar e questionar esse item.

Técnicas:

• 5 Whys: Consiste em perguntar-se "por que" em relação a um problema até chegar ao fundo da questão. Normalmente a resposta do primeiro por que leva a um segundo, cuja resposta leva a um terceiro e assim por diante. É possível que seja necessário mais ou menos de 5 perguntas até chegarmos na causa real de um problema.
• SWOT: A palavra Swot é uma sigla em inglês originária das palavras Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Essa técnica gera uma matriz que facilita a visualização desses quatro conceitos que ajudam a posicionar a empresa em relação ao seu ambiente externo e interno.
  
• Exemplos: Conhecer melhor situações reais vai ajudar a traçar os objetivos mais fortes que cercam uma questão. Perguntas simples como "Como vocês resolveram essa questão ano passado?", "como ele reagiu ao saber desse problema?" vão gerar narrativas que podem traduzir, afinal, o que é esperado com a resposta da pergunta de origem.

Exemplos:

• "Esse projeto deve trazer visibilidade para a minha área." Este outro exemplo é interessante pois, de alguma forma, diz respeito ao próprio projeto de I2 que estava sendo trabalhado. A questão da visibilidade como objetivo foi certamente registrada, pois ela guiará uma série de decisões do projeto e influenciou a criação das Questões Verdadeiras, uma vez que se privilegiaram questões que traduziam de alguma forma a visibilidade da área.
• "Verificar que um determinado projeto do último ano foi eficiente." Neste caso, uma questão que tratava do orçamento em TI tinha como objetivo responder se os investimentos do último ano de fato diminuíram o custo fixo da área.
• "Superar a meta estabelecida." Não é incomum que investimentos na melhoria da qualidade da informação sejam feitos para atingir o "golden plate" de um processo ou área. Neste ponto, é importante, por exemplo, definir como premissa o que é considerado superar e usar estes fatores para guiar os indicadores.

Decisões:

Anote que decisões serão tomadas a partir da investigação de informações sobre o objetivo. As decisões são importantes para endereçar indicadores que, de fato, tenham valor neste sentido. No caminho para atingir uma meta, diversas são as ferramentas para acelerar ou garantir a chegada. Entretanto, cada pode decisão demanda um conjunto de dados e informações diferente para ser tomada com segurança. É a partir desta análise que diversos sistemas de entrega de informação podem surgir de uma única questão origem.

Técnicas:

• Análise de Causa Raiz: Quando surgem os problemas, é porque algo não está em conformidade com o que foi planejado. Sendo assim, avaliar e buscar a causa real é buscar estas mudanças. Gerar um relatório de perguntas avaliando todo este processo e a partir disso trabalhar diagramas como o "espinha de peixe" para determinar que conjunto de fatores gerou a falha é uma forma de se entender quais as decisões de mudança um indicador pode suportar.
• What If: É processo de determinar os efeitos sobre os resultados de um modelo estatístico ou planilha de cálculo através de mudanças sistemáticas nos dados. Por exemplo, no processo orçamentário, vários fatores, tais como taxas futuras de impostos, taxas de juros, taxas de inflação, folha de pagamento e despesas são variáveis na medida em que eles podem desviar dos valores esperados. Também chamado de análise de sensibilidade.

Exemplos:

• Mudar o processo de vendas de um produto.
• Buscar investimento para uma determinada área.
• Iniciar uma pesquisa de Market Share.

Glossário:

A barra lateral do glossário tem um propósito simples, mas eficaz. Ao longo do exercício, os participantes irão mencionar uma série de palavras-chave que fazem parte do domínio do negócio. O Glossário dá conta de alinhar o que, afinal, significa "faturamento", "caixa", "concorrência", "melhorar" e outros termos outrora vagos que circundem a questão de origem. Não se espante se a dinâmica parecer travada já neste momento, é natural. Muitas vezes nos deparamos com questões vagas como: "aumentar a atuação do RH junto aos outros setores da empresa". Ora, para dar prosseguimento a este trabalho, o mínimo necessário, é conceituar firmemente o que significa aumentar e, igualmente, o que é atuação. A partir de um questionamento tão simples, o pensamento irá se desdobrar em diferentes direções.

Exemplos:

• Faturamento é composto pelas vendas diretas dos produtos.
• Parafuso são todos os SKUs do 2000 ao 2127.
• Ano fiscal é definido contabilmente pelo pagamento de impostos.

Questões Verdadeiras:

A partir das informações presentes nos quadros anteriores, está na hora de decidir quais questões são, de fato, críticas para atingir as metas. Não é incomum que uma mesma questão derive em diversas iniciativas, uma vez que a informação inteligente é antes característica por um conjunto enxuto de indicadores assertivos mais do que extensos relatórios. Uma boa prática para manter as coisas organizadas, é usar Post-its de diferentes cores para relacionar uma Questão de Origem com as suas motivações, dados etc assim como quais iniciativas I2 serão derivadas.

Uma vez completo o seu Question Canvas, está na hora de esmiuçar como as Questões Verdadeiras serão respondidas. Naturalmente, um conjunto de objetivos gera vários Question Canvas e cada Question Canvas gera um ou mais Answers Canvas. Você organizá-los como uma "árvore", de forma a manter a rastreabilidade do trabalho e sempre manter à vista quais questões derivam e impactam nas outras. Essa ordem é importante para iniciar a governança da Informação Inteligente e manter seu valor ao longo do tempo.

Answers Canvas

O Answers Canvas é dividido em 7 áreas. Elas estão agrupadas em duas linhas conceituais e duas linhas de apoio. A primeira linha conceitual trata da transformação de Dado em Informação e dá conta de três reflexões para extrair maior valor da informação: Dados, Inteligências e Entregas. A linha conceitual dá conta do caráter humano do tratamento e da distribuição da informação, contendo: Conhecimentos (Internos e Externos) e Público. As duas linhas de apoio abrem e fecham o trajeto do Canvas: a primeira coisa a ser preenchida deve ser a Questão Crítica e a última os Indicadores.



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Questão Crítica:

Cada Canvas, não importando em quantas respostas ele resulte, deve estar vinculado a uma e somente uma Questão Verdadeira. Entende-se que a Informação Inteligente necessariamente está vinculada a um objetivo específico e bem definido que possa ser acompanhado e mensurado a partir de indicadores concretos. Se você não consegue vincular uma informação a sua necessidade e objetivo, então é possível que você simplesmente não precise dessa informação! O usuário pode partir de um BSC ou qualquer outra ferramenta que organize e estruture seus objetivos e metas para começar a formar seus diferentes Canvas. Entretanto, recomendamos que o uso do Question Cavas para realizar um primeiro tratamento dos objetivos até que eles se tornem Questões Críticas. Não invente a roda e nem crie informações desnecessárias, se você está com dificuldades de preencher um Canvas para um determinado objetivo, volte para a prancheta e veja se não há algum problema com o próprio objetivo. Não caia na armadilha do "completismo" inventando informação que, de fato, não ajudam o negócio.

Dados:

Nesta área elenque todas as informações necessárias para as tomadas de decisão que vão impactar de forma positiva nas metas estabelecidas na primeira seção do Canvas. Cada informação citada deve estar acompanhada de pelo menos 3 informações, sendo: Fonte, Precisão e Consolidação. Se você não tem todos esses detalhes, não tem problema, mas não deixe de citar a informação que você deseja.

• Fonte: defina a origem da informação, se é um sistema da empresa (anote o nome dele) ou se é externa à organização.
• Agregação: defina com essa informação deve ser consolidada, se mês a mês, por produto, região ou o que for. Você melhor do que ninguém sabe como essa informação pode ser consolidada e o tipo de consolidação que você precisa. Uma mesma informação pode ser consolidada de várias formas diferentes. Você não precisa usar um Post-it diferente para cada uma, apenas liste as consolidações que você precisa para uma mesma informação.

Exemplos:

• Faturamento é registrado no SAP e deve ser consolidado mensalmente por linha de produto.
• "Curtidas" na Página do Facebook das marcas da empresa por semana.
• Cotação diária do dólar.

Inteligências:

As Inteligências de um Canvas dão conta do tratamento que as informações vão receber. Você pode aproveitar essa área para estender a reflexão sobre as consolidações que você iniciou no quadro anterior ou para propor cruzamento entre elas. Por exemplo, você pode usar esta área para dizer que precisa da informação A comparada com a informação B mês a mês, ou então que é necessário subtrair A e B para chegar em C. Ou seja, que tipo de transformações são necessárias nos dados captados na seção anterior. Ainda em "Inteligências", você pode determinar em que indicadores as informações captadas podem se transformar. Determinar que a informação A deve atingir a meta X com tolerâncias de Y% é uma forma de aplicar uma inteligência a uma informação ou dado.

Exemplos:

• Projetar as vendas do ano corrente a partir da mesma variação ocorrida entre os últimos dois anos.
• Regressão Linear
• Clusterização

Entregas:

Nesta área, que é a continuação lógica de Inteligências, você define a entrega das informações. Fique livre para estabelecer a entrega que é IDEAL e não a entrega que é POSSÍVEL. Por definição, o Canvas serve para você mapear as suas necessidades e desejos, a viabilidade técnica pode ficar para um momento posterior a esse brainstorm. Como entregas, você pode determinar a necessidade do recebimento de um e-mail se uma determinada informação variar de forma significativa. Ou então definir que uma determinada informação deve ser apresentada com um gráfico de pizza ao lado de outra informação que tem sinergia com ela. Ou seja, nesta seção você deve especificar como as diferentes informações chegam a sua audiência de forma clara e objetiva. Aproveite essa reflexão para "limpar" a entrega, mesmo que você tenha diversas informações captadas e com uma inteligência aplicada, muitas vezes isso é origem de uma única informação crítica, se A ultrapassou B por exemplo. Com isso, você deve julgar a necessidade de informar A e B em sua completude ou apenas a variação entre A e B na linha do tempo num gráfico de linhas. Refletir sobre a melhor entrega é refletir sobre a melhor forma de apresentar a informação para que ela seja suporte a uma decisão.

Exemplos:

• Relatório impresso mensal para a reunião dos acionistas
• Painel disponível nos tablets dos vendedores
• Email de alerta para os gerentes

Conhecimentos:

Nesta área você deve listar os conhecimentos necessários para aplicar as inteligências citadas, captar as informações necessárias e tomar decisões sobre essas informações. A área de conhecimentos conta com dois subconjuntos: internos e externos.

• Organizacionais: Liste pessoas, áreas ou segmentos de sua empresa que devem ser envolvidos de alguma forma na realização da intenção do Canvas. Se há uma informação a ser obtida do seu ERP e há um nome confiável para prestar esclarecimentos sobre essa informação, liste-o nessa categoria.

Exemplos:

• • Analista responsável pela modelagem do ERP
  • Gerente de Logística
  • RH

• Especialistas: Liste se há a necessidade de consultores externos, empresas e conhecimentos que você não detém em sua empresa para analisar ou prestar contas sobre as informações que estão sendo demandadas no Canvas.
  Você pode listar também conhecimentos necessários para a análise. Por exemplo, para dar conta do que está sendo pedido, você pode precisar de pessoas com extenso conhecimento em logística. Escreva logística num Post-it e posicione no quadro onde for mais conveniente, se você acredita que há esse conhecimento na empresa, você apenas não sabe o melhor nome, que seja interno. Se não, deixe como um conhecimento externo (por exemplo, se logística não for o core business da sua empresa) para guardar a reflexão de que esse saber de fora é necessário.

Exemplos:

• • Six Sigma
  • Cadeia de suprimentos
  • Plano de cargos e salários

Público:

Defina a audiência da informação. Essa parte é crítica para que você garanta que a informação correta é distribuída de forma consistente a todos os níveis da empresa onde ela é necessária. Cite áreas, pessoas, unidades de negócio da forma que seja suficiente para mapear todo o público que receberá uma ou mais informações citadas no Canvas. O público pode ser, inclusive, externo, caso parte da informação captada e tratada deva ser enviada a alguma agência reguladora ou comitê de fora da empresa.

Exemplos:

• Diretoria
• Vendedores externos
• Operadores Logísticos

Indicadores:

Após seguir o caminho do Canvas, os produtos finais, listados na última área, devem ser os indicadores a serem implementados dentro de projetos do I2. Um indicador deve fazer uso dos dados e transformações citados para atender a um ou mais aspectos da questão crítica.

Exemplos:

• Venda do dia comparada com a do dia anterior e a projeção do mesmo período do último ano.
• Evolução do Custo Operacional vs Evolução do Faturamento. O valor alvo é 20% com tolerância de 3%.
• Valor gasto com mão de obra terceirizada (contando horas extras) vs comparativo do cenário com mão de obra CLT.